POLÍTICA INTERNA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ROMARO LEGAL SAS

NIT 901.289.176-7

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 del 2012, el Decreto reglamentario 1377 del 2013 y las instrucciones impartidas por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, ROMARO LEGAL SAS (en adelante la compañía)adopta la siguiente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales”, la cual será puesta a total disposición de los Titulares de Datos Personales recolectados o que en el futuro se recolecten en el ejercicio propio de la actividad empresarial desarrollada.

De esta manera, la compañía garantiza los derechos de intimidad, buen nombre y habeas data, consagrados en la Constitución Política colombiana, y sus operaciones, en cuanto al Tratamiento de Datos Personales, se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social	ROMARO LEGAL SAS
NIT	901.289.176-7
Domicilio	Medellín, Colombia
Dirección	Carrera 43B número 14-51, oficina 404
Correo electrónico	Esteban.villegas@romarolegal.com
Teléfono	—
Sitio web	www.romarolegal.com

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales” será aplicable a los Datos Personales registrados en cualquier Base de Datos de la compañía, siempre y cuando el Titular del dato sea una persona natural.

III. DEFINICIONES

De conformidad con las normas vigentes sobre protección de Datos Personales, se tienen en cuenta para la presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales”, los siguientes conceptos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. 

• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. 

• Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

• Consulta: Solicitud presentada por el Titular ante la compañía solicitando conocer los datos suyos que reposan en Bases de Datos de esta.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato Semiprivado:Dato que no tiene la naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento interesa al Titular y cierto grupo de personas o a la sociedad en general.

• Datos Sensibles: Se entiende por Datos Sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable de Tratamiento.

• Reclamo: Solicitud presentada por el Titular ante la compañía solicitando la corrección, actualización, supresión de datos suyos que se encuentren en Bases de Datos de esta, o efectuando algún requerimiento cuando adviertan alguna infracción al régimen de protección de Datos Personales.

• Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. 

• Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado de Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable de Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IV. PRINCIPIOS

La actividad de Tratamiento de Datos Personales realizada por la compañía se regirá por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

• Principio de finalidad: La actividad del Tratamiento de Datos Personales que realice la compañía obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia. Dicha finalidad siempre deberá ser informada al respectivo Titular de los Datos Personales.

• Principio de libertad: El Tratamiento de los Datos Personales sólo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales, la compañía garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o Dato Personal que sea de su interés o Titularidad.

• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Para estos efectos la obligación de la compañía será de medio.

• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la compañía, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, Consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: Todas las personas que en la compañía, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. 

V. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De conformidad con lo establecido en la normatividad de protección de datos, son derechos de los Titulares los siguientes:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

1. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la compañía salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de Ley 1581 del 2012.

1. Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de Consulta o requerimiento ante la compañía.

1. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

1. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas Consultas.

Estos derechos podrán ser ejercidos por:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la compañía.

1. Los Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar dicha calidad.

1. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

1. Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

VI. RESPONSABLE Y ENCARGADO

En la actividad de Tratamiento de Datos Personales, la compañía asumirá la doble calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento de estos.

VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

La compañía requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para el Tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

La Autorización a la compañía para el Tratamiento de los Datos Personales será otorgada por:

1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición la compañía.
2. Los Causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

7.1. Medios para otorgar la Autorización:

La compañía obtendrá la Autorización mediante diferentes medios, entre ellos, el documento físico, electrónico, mensaje de datos que haya sido obtenido desde el portal de contacto, correos electrónicos, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la Base de Datos.

7.2. Prueba de la Autorización:

La compañía conservará la prueba de la Autorización otorgada por los Titulares de los Datos Personales para su Tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. 

En consecuencia, la compañía podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

7.3. Revocatoria de la Autorización:

Los Titulares de los Datos Personales pueden en cualquier momento revocar la Autorización otorgada a la compañía para el Tratamiento de sus Datos Personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La compañía establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su Autorización o solicitar la supresión de sus Datos Personales.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto, la compañía deberá cesar cualquier actividad de Tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de Tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de Tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, la compañía podrá continuar tratando los Datos Personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

VIII. CATEGORÍAS DE BASES DE DATOS DE LA COMPAÑÍA

La compañía en ejercicio de su actividad empresarial, operará con 7 Bases de datos, a saber:

1. Base de Datos de empleados y prestadores de servicios.
2. Base de Datos de posibles empleados y prestadores de servicios.
3. Base de Datos de proveedores.
4. Base de Datos de clientes.
5. Base de Datos de personas con las que la compañía celebre contratos de colaboración empresarial, distribución o cualquier otro tipo de contrato comercial diferente a la prestación de servicios. 

Lo anterior, sin perjuicio de que eventualmente, la compañía opere con Bases de Datos diferentes a las ya enunciadas.

8.1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad:

1. Tratamiento y finalidad de los datos personales de clientes de la compañía:

Esta base de datos contiene la información de las personas a las que la compañía les presta sus servicios derivados de la relación contractual por aquellos celebrada por escrito o verbalmente. 

Esta base de datos incluye nombre completo, identificación, RUT, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico, si es régimen común o simplificado, así como la información y documentos particulares que sean necesarios para la prestación del servicio.

• Forma de recopilación: Los datos se recopilan a través de (sin limitarse) correo electrónico, teléfono, reuniones presenciales, contrato de prestación de servicios y documentos con los que la compañía realiza las gestiones encomendadas. 

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con la finalidad permitirle a la compañía prestar sus servicios, dar cumplimiento a las obligaciones originadas en la respectiva relación contractual. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación interna y la actualización.

Los datos de los clientes son intransferibles.

• Vigencia: Los datos contenidos en la base de datos de proveedores de la compañía perduraran allí durante el tiempo en que se extienda la relación comercial correspondiente, y por 10 años más.

1. Tratamiento y finalidad de datos personales de posibles clientes de la compañía:

Esta base de datos contiene la información de personas que han solicitado prestación de servicios a la compañía, pero con los cuales aún no se ha materializado la relación contractual.

Esta base de datos incluye nombre completo, identificación, RUT, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico y documentos necesarios para el estudio previo de viabilidad.

• Forma de recopilación: Los datos anteriormente relacionados son recopilados mediante reuniones previas con los clientes, negociaciones, correos electrónicos y cualquier constancia escrita de acercamiento entre el posible cliente y la compañía.

• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con la finalidad de concertar futuros negocios entre estos titulares y la compañía. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación interna y la actualización.

1. Tratamiento y finalidad de Datos Personales de empleados y prestadores de servicios:

Esta Base de Datos contiene la información de las personas que se encuentran vinculadas a la compañía mediante contrato de trabajo, practicantes vinculados mediante contrato de aprendizaje y contratistas que presten un servicio personal ala compañía mediante contrato de prestación de servicios.

Los datos serán los correspondientes a las hojas de vida presentadas a la compañía, y en todo caso: nombre, apellidos, nacionalidad, número de cédula y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, libreta militar, correo electrónico personal, fondo de pensiones, EPS, fondo de cesantías, número de cuenta bancaria, datos de familiares a quienes contactar en caso de emergencia (incluidos niños, niñas y adolescentes en primer grado de consanguinidad), registros fotográficos, ocupación, información académica (nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución), experiencia laboral (cargo desempeñado, nombre de la Empresa, salario, fecha de inicio, fecha de retiro).

• Forma de recopilación: Los datos son tomados de las hojas de vida presentadas a la compañía en los procesos de selección de personal. Los datos que no se encuentren en la hoja de vida y que sean necesarios, en todo caso serán solicitados a los Titulares a través del contrato de trabajo, de prestación de servicios, o de aprendizaje.
• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato laboral (y de prestación de servicios y aprendizaje), dentro de las que se encuentran, la atención de solicitudes, la generación de certificados y constancias, la afiliación a las entidades del sistema seguridad social, realización de actividades de bienestar laboral, los reportes a autoridades de control y vigilancia, la adopción de medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas, pago de impuestos, comunicación en caso de ausencia, entre otros fines administrativos, comerciales y de contacto, y en todo caso con el fin de llevar un control de los trabajadores, aprendices y prestadores de servicios de la compañía, y realizar seguimiento a los contratos que regulan dichas relaciones. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.
• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación y la actualización.
• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de empleados y prestadores de servicios perduraran allí durante el tiempo en que se extienda la relación laboral, de prestación de servicios o de aprendizaje, y por 10 años más.

1. Tratamiento y finalidad de las Bases de Datos Personales de posibles empleados:

Esta Base de Datos contiene la información de las personas que se encuentran en proceso de selección o que han presentado hoja de vida para trabajar en la compañía, pero que, aún no han sido vinculados formalmente mediante contrato de trabajo, prestación de servicios o aprendizaje.

Los datos serán los correspondientes a las hojas de vida presentadas ala compañía, y en todo caso: nombre, apellidos, nacionalidad, número de cédula y lugar de expedición, fecha y lugar de nacimiento, sexo, estado civil, lugar de residencia, dirección, teléfono fijo y celular, libreta militar, correo electrónico personal, registros fotográficos, ocupación, información académica (nivel de estudios, título obtenido, fecha de ingreso, fecha de terminación, nombre de la institución), experiencia laboral (cargo desempeñado, nombre de la Empresa, salario, fecha de inicio, fecha de retiro). 

• Forma de recopilación: Los datos son tomados de las hojas de vida presentadas a la compañía en los procesos de selección de personal. Los datos que no se encuentren en la hoja de vida y que sean necesarios, en todo caso son solicitados a los Titulares mediante requerimiento del cual se deja constancia escrita con su respectivo Aviso de Privacidad y Autorización por parte del Titular.
• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados únicamente se recopilan con el fin de tener un conocimiento básico y previo del aspirante o posible empleado, evaluar su idoneidad para el ejercicio cargo, y generar contacto con él en caso de existir interés por parte de la compañía en contratarlo como trabajador, contratista o aprendiz. Una vez vinculado laboralmente, mediante el respectivo contrato de trabajo, aprendizaje o prestación de servicios, se le solicitarán los datos que fueron relacionados en el literal anterior. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.
• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación y la actualización.
• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de posibles empleados y prestadores de servicios perduraran allí desde que el respectivo dato sea registrado en la Base de Datos y por 10 años más.

1. Tratamiento y finalidad de Datos Personales de proveedores de la compañía:

Esta Base de Datos contiene la información de las personas que proveen de bienes y servicios a la compañía para su adecuado desarrollo empresarial.

Esta Base de Datos incluye nombre completo, identificación, RUT, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico, número de cuenta bancaria a la cual consignar los pagos por concepto de servicios prestados o bienes vendidos a la compañía, y si es o no responsable de IVA.

• Forma de recopilación: Los datos son tomados a través de solicitudes por correo electrónico, teléfono, contrato de prestación de servicios u orden de compra, sitio web o cualquier constancia de información con la que se perfeccione la relación comercial entre proveedores y la compañía.
• Finalidad: Los datos anteriormente relacionados únicamente se recopilan para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato comercial, realizar Transferencias bancarias vinculadas a los servicios prestados a la compañía, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos, enviar reportes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y a otras autoridades públicas cuando sea requerido. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.
• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación y la actualización.
• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de proveedores de la compañía perdurarán allí durante el tiempo en que se extienda la relación comercial correspondiente y por 10 años más.

1. Tratamiento y finalidad de Datos Personales de personas con las que la compañía celebre contratos de colaboración empresarial, distribución o cualquier otro tipo de contrato comercial diferente a la prestación de servicios. 

Esta Base de Datos contiene la información de las personas con las que la compañía ostenta una relación contractual de colaboración empresarial, de distribución de productos para venta o de cualquier otro contrato comercial típico o atípico con finalidades empresariales, diferente a la prestación de servicios.

Esta Base de Datos incluye nombre completo, identificación, RUT, dirección, teléfonos de contacto, correo electrónico, si es o no responsable de IVA, número y tipo de cuenta bancaria.

• Forma de recopilación: Los datos se recopilan a través de (sin limitarse) correo electrónico, teléfono y contratos. 
• Finalidad: Los datos anteriormente mencionados se recopilan con la finalidad de permitirle a la compañía dar cumplimiento a las obligaciones originadas en la respectiva relación empresarial y realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones de dichos contratos por parte de los Titulares de los datos. También se utiliza para: 

• Realizar labores estadísticas.
• Enviar, a través del correo electrónico o mensajes de datos al teléfono móvil, novedades, noticias, boletines, foros, publicidad o marketing, ventas a distancia, ofertas de servicios encontrados al interior del portal de contacto.
• Realizar estrategias de mercado mediante el estudio del comportamiento del usuario.
• Gestión contable, económica, fiscal y administrativa de clientes.
• Los datos anteriormente relacionados únicamente se recopilan para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas del contrato comercial, realizar Transferencias bancarias vinculadas a los servicios prestados a la compañía, facturar los servicios o productos adquiridos, llevar control de pagos, enviar reportes a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y a otras autoridades públicas cuando sea requerido. También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.
• También se utiliza esta base de datos para realización de campañas y actividades publicitarias de la compañía, así como el envío de noticias jurídicas de actualidad.

• Tratamiento: Se circunscribe a la recolección, almacenamiento (en archivos físicos o electrónicos), el uso con los fines anteriormente relacionados, la circulación interna y la actualización.
• Vigencia: Los datos contenidos en la Base de Datos de proveedores de la compañía perduraran allí durante el tiempo en que se extienda la relación comercial correspondiente, y por 10 años más.

8.2. Datos Sensibles:

Para el caso de Datos Personales Sensibles, la compañía podrá hacer uso y Tratamiento de ellos cuando:

1. El Titular haya dado su Autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su Autorización.
3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la Autorización del Titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
6. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento de Datos Sensibles se requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de Consulta y verificación posterior.

IX. AVISO DE PRIVACIDAD

Tal como se indicó en las definiciones, el Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o mensaje de datos en cualquier otro formato, puesto a disposición del Titular para informarle acerca del Tratamiento de sus Datos Personales. A través de este documento se comunica al Titular la información relacionada con la existencia de las políticas de Tratamiento de información de la compañía y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

El Aviso de Privacidad contendrá como mínimo, la siguiente información:

1. La identificación del Responsable de Tratamiento.
2. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Informar al Titular cómo acceder o Consultar la política de Tratamiento de información.

X. DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, la compañía pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, los respectivos Datos Personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. 

XI. PROCEDIMIENTO

De conformidad con lo establecido en las leyes que regulan la materia, los procedimientos se circunscriben a la solicitud de Consulta y Reclamo ante la compañía.

Independientemente de si se trata de Consulta o Reclamo, para dar atención a las solicitudes y comunicaciones de cualquier índole, provenientes de los Titulares, la compañía dispone de los siguientes canales:

Canal habilitado en la página web:	www.romarolegal.com
Correo electrónico	estebanvillegas@romarolegal.com

Como área encargada de velar por el cumplimiento del régimen de protección de Datos Personales al interior de la compañía, se crea la Sección de Protección de Datos Personales.

11.1. Consultas:

Los Titulares o sus Causahabientes podrán Consultar la información personal del Titular que repose en la compañía, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de Consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

11.2. Reclamos:

El Titular o sus Causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un Reclamo ante la compañía, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El Reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a  la compañía por cualquiera de los canales de comunicación ya mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al Reclamo, la dirección electrónica para recibir la respuesta, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el Reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del Reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.

En caso de que quien reciba el Reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el Reclamo completo, se remitirá un correo electrónico informando sobre la recepción y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles.

• El término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El derecho del Titular a generar Reclamos no implica automáticamente recibir una respuesta acorde con lo solicitado; en consecuencia, la compañía podrá negar lo solicitado en el Reclamo, especialmente si se trata de solicitudes de supresión, cuando:

• El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
• El contrato que regula la relación del Titular con la compañía se encuentre vigente.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular. 
• La finalidad sea realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

XII. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, la compañía adoptará las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, Consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XIII. VIGENCIA

La presente “Política Interna de Tratamiento de Datos Personales” rige a partir del momento de su aceptación y hasta el momento en el que cese el deber legal de la compañía de conservar dicha política o el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de los fines aquí plasmados, y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar anteriormente. 

La compañía se reserva la facultad de modificar la presente política, de manera unipersonal, para lo cual hará conocer la nueva versión al Titular de los Datos.

En todo caso, será la última versión de la política la que se aplicará.

ROMARO LEGAL SAS